FÅ EN MER PRODUKTIV ARBEIDSDAG

Har du noen gang opplevd at noen mennesker virker som om de har mer tid enn andre? At det virker som om de rekker alt mulig rart? Samtidig er det andre mennesker som alltid er stresset og alltid har mye å gjøre, som aldri har tid til noe ekstra? Den som jobber lengst arbeidsdager eller stresser mest er ikke nødvendigvis den som får mest gjort. Det å være sysselsatt er ikke det samme som å være produktiv. Noen mennesker har helt enkelt funnet en måte å jobbe mer produktivt på, derfor rekker de mer på mindre tid samtidig som de stresser mindre i hverdagen.

Her er 6 tips til en mer produktiv arbeidshverdag.

1. Sett av tid for planlegging
God oversikt og planlegging er alfa omega for at ting skal bli gjort. Gjør det derfor til rutine å sette av litt tid i slutten av hver arbeidsdag for å få oversikt og planlegge neste dag.
Den første dagen du gjør dette vil det ta litt mer tid, ca. 1 time. Men deretter får du det unna på 15-30 minutter.

2. Tøm hodet
Fra og med nå skal du gjøre det til en vane å alltid skrive ned alle oppgaver og ting du må huske. Ved å gjøre dette trenger du ikke å bruke energi på å huske på ting du skal gjøre, og kan fokusere på det å gjøre det du faktisk skal. Du velger selv om du ønsker å bruke papir eller skjerm, men det er lurt å samle alle oppgaver på samme sted – da er det lettere og holde oversikt.
Begynn i dag med å skrive ned alle oppgaver du vet at du har fremover.

3. Definer, deleger, prioriter og sorter oppgavene
I slutten av arbeidsdagen ser du igjennom hva du har skrevet ned. Nå er det på tide å definere og sortere det du har foran deg. Begynn med å sortere oppgavene i to lister; Ting som må gjøres i morgen og ting som ikke trenger å gjøres i morgen. Flytt oppgavene som skal gjøres først i morgen øverst på listen. Ting som ikke er så viktige legger du nederst. Er det noe på listen som kan delegeres? Send en mail til vedkommende og angi deadline for oppgaven.

4. ”2 minutters-reglen”
Er det ting på listen som tar 2 minutter å gjennomføre og kan gjennomføres med en gang? Gjør dem nå! Dette kaller vi for 2 minutters regelen. Denne vil bespare deg for mye stress, da ting vi forskyver vil oppleves som store og vanskelige.

5. Organiser og planlegg
Sjekk kalenderen din og få oversikt over hvordan dagen ser ut. Sett av tid i kalenderen for når du skal gjøre de ulike oppgavene. Dersom du har flere små oppgaver som skal gjøres kan du gjerne sette opp disse på et samlet tidspunkt. Pass på at du alltid jobber med en ting av gangen. Multitasking gjør at vi jobber langsommere og øker risikoen for å gjøre feil. Når tiden er ute for en oppgave, kan du fokusere på neste. Har du ekstra tid igjen for én spesifikk oppgave kan du vurdere å bruke denne tiden på de ”uviktige” punktene eller starte på de neste oppgavene på listen.

6. Begynn med det vanskeligste
Dersom du har flere viktige ting som må gjøres på en dag og alt haster like mye – begynn alltid med den oppgaven som du opplever som vanskeligst. Dersom du skyver på oppgaver som er vanskelige eller som du gruer deg før er det stor sannsynlighet for at dette bidrar til underliggende stress som får deg å tappe fokus fra andre oppgaver. Å avklare de vanskeligste oppgavene vil også føre til en følelse av å lykkes og bidra til økt motivasjon for resten av dagen.

Ved arbeidsdagens slutt repeterer du rutinen. Se på listen for ting som skal gjøres. (Husk 2 minutters regelen!) Lag en ny liste for de tingene som trenger å gjøres i morgen. Sjekk kalenderen og sett av tid.

 

3 bonustips som hjelper deg å holde fokus underveis:

1. Ta kontroll over mailen
Mail er en av de tørste tidstyvene for de fleste av oss. Å sjekke mailen hvert annet minutt gjør at vi mister fokus fra de oppgavene vi jobber med og blir mindre effektive. Derfor er det lurt å sette opp noen regler for deg selv. Steng av mailvarsel og sett opp noen faste tidspunkter for å lese mail. På disse tidspunktene burde du behandle alt i innboksen din.

Svar på alle mailer som du kan svare på med en gang, slett alt som kan slettes og flytt det som skal arkiveres til rett mappe. Når du er ferdig skal innboksen helst være tom. Dersom en mail inneholder en oppgave eller noe du må sjekke opp skriver du opp dette på en av dine lister (enten dagens eller listen for senere ting).

2. Unngå avbrudd 
Unngå at ting tar lengre tid enn nødvendig ved å sørge for å bli minst mulig avbrutt. Steng av forstyrrende lyder og varsler. Sett gjerne telefonen på lydløs, du kan ringe opp når du er ferdig med oppgaven eller ved neste pause.

Velg gjerne et miljø der du kan sitte uforstyrret. Steng døren hvis du har eget kontor. Hvis du sitter i åpent landskap eller har en ”open door-policy” på jobben kan det være lurt å plugge inn hodetelefoner i ørene (selv om du ikke har noe lyd i dem) dette hjelper deg fra å bli forstyrret av pratsomme kollegaer.

3. Ta tid for å lade batteriene
Ta deg tid for pauser. Det å jobbe hele tiden vil ikke resultere i at du får mer gjort, snarere motsatt. Uten pauser vil du bli trøtt, du mister fokus, blir mindre kreativ og jobber langsommere. Lag deg en vane av å ta regelmessige pauser. Gå fra skrivebordet, slå gjerne av en prat om noe annet enn jobb med en kollega eller gå ut og få deg litt luft. Unngå også å spise lunsj ved skrivebordet – det vil ikke resultere i at du får mer gjort. Når du gjør to saker samtidig vil du jobbe langsommere. Tar du derimot én kort pause for å spise lunsj vekk fra skrivebordet gir du hjernen en mulighet til å lade opp på nytt, noe som resulterer i at du jobber mer effektivt etterpå.

Linnéa Bovinder Ylitalo

Chirsten Castberg